TERMES DE RÉFÉRENCE 

PROJET GENERATION EPARGNEE

Octobre 2026

TABLES DES MATIERES                

I.     CONTEXTE ET JUSTIFICATION

II.    OBJECTIF GLOBAL :

III.   OBJECTIFS SPECIFIQUES

IV.   RESULTATS ATTENDUS  :

V.    METHODOLOGIE  :

VI.   LIVRABLES  :

VII.  PROFIL DU/DE LA CONSULTANT.E :

VIII. MANDAT DU/DE LA CONSULTANT.E :

IX.   CALENDRIER :

X.    PARTICIPANTS :

XI.   OFFRES :

I.     DATE DE DEPÔT DE L’OFFRE :

XII.  PERIODES ET LIEUX :

XIII. BUDGET  :

I.     OBLIGATIONS, CONFIDENTIALITES ET ETHIQUE  :

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

L’Association des Jeunes pour la Citoyenneté Active et la Démocratie au Mali est une organisation de la société civile engagée dans la promotion de la citoyenneté active, de la gouvernance démocratique, de la paix, de la cohésion sociale, de l’éducation aux médias, de la prévention de l’extrémisme violent et du développement communautaire. Elle opère depuis son siège de Bamako et un réseau d’antennes et de coordinations couvrant Kayes, Sikasso, Ségou, Mopti, Gao, Koutiala, Bla et San. L’initiative se situe dans le cadre du projet Génération Epargnée. 

En une décennie, l’organisation a mis en œuvre plusieurs projets et programmes. Ce volume a produit une masse documentaire administrative, financière et programmatique dont la conservation repose aujourd’hui sur des pratiques hétérogènes, propres à chaque département et à chaque antenne. Dans le cadre du renforcement de sa gouvernance interne, de sa redevabilité institutionnelle et de l’amélioration de ses systèmes de gestion, AJCAD Mali souhaite structurer son dispositif de gestion documentaire et d’archivage afin de garantir :

• la disponibilité des informations stratégiques ;
• la conservation sécurisée des documents ;
• la traçabilité des opérations administratives, financières et programmatiques ;
• la conformité aux exigences des partenaires techniques et financiers ;
• la continuité institutionnelle et la préservation de la mémoire organisationnelle.

AJCAD Mali dispose déjà d’une Politique de Gestion des Données. L’organisation souhaite compléter ce dispositif par un système intégré de gestion documentaire et d’archivage couvrant les documents physiques et numériques produits ou reçus dans le cadre de ses activités. Le diagnostic institutionnel et organisationnel 2026 a retenu la politique d’archivage parmi les produits prioritaires du renforcement institutionnel.

Trois constats motivent la mission. La dispersion documentaire entre le siège et les antennes allonge le temps de réponse aux audits et aux revues de projet. L’absence de tableau de conservation expose l’organisation à conserver indéfiniment des documents sans valeur et à éliminer sans règle des pièces engageantes. Enfin, la coexistence de supports papier et d’espaces numériques non harmonisés crée des doublons dont aucune version ne fait autorité.

Les présents termes de référence précisent les objectifs, les résultats attendus, la méthodologie envisagée et les modalités de recrutement du/de la consultant·e.

1. OBJECTIF GLOBAL :

Mettre en place un système institutionnel de gestion documentaire et d’archivage permettant d’assurer une gestion efficace, sécurisée, harmonisée et durable de l’ensemble des documents d’AJCAD Mali, au siège comme dans les antennes.

1. OBJECTIFS SPECIFIQUES

Le/la consultant·e devra :

• Réaliser un diagnostic du système actuel de gestion documentaire, au siège et dans les antennes.
• Cartographier les flux et les catégories documentaires de l’organisation.
• Élaborer la politique d’archivage d’AJCAD Mali.
• Développer les outils et procédures essentiels : plan de classement, tableau de conservation, procédures de classement, d’accès et de destruction.
• Concevoir l’ossature de l’archivage numérique sur les outils déjà utilisés par AJCAD Mali : arborescence, règles de nommage et droits d’accès.
• Définir les responsabilités des différents acteurs.
• Élaborer un plan de migration des archives existantes, chiffré et échelonné sur douze mois.
• Renforcer les capacités du personnel concerné.

1. RESULTATS ATTENDUS  :

À l’issue de la mission, les résultats suivants sont attendus :

• Le système actuel de gestion documentaire est diagnostiqué et ses risques sont identifiés.
• Les flux et les catégories documentaires de l’organisation sont cartographiés.
• La politique d’archivage est adoptée par la Direction exécutive.
• Le plan de classement, le tableau de conservation et les procédures essentielles sont disponibles.
• L’arborescence numérique, les règles de nommage et le plan des droits d’accès sont définis sur les outils en usage.
• Le plan de migration des archives existantes et sa feuille de route sur douze mois sont disponibles et chiffrés.
• Le personnel concerné, au siège et dans les antennes, est formé à l’utilisation du dispositif.

La mission est réputée atteinte lorsqu’un membre du personnel retrouve, sans assistance, une pièce justificative de projet datant de trois ans, et sait où classer un document qu’il vient de produire. Elle ne l’est pas si le résultat se limite à un corpus de documents validés.

Périmètre. Le système couvre l’ensemble des documents administratifs, financiers, programmatiques et de gouvernance produits ou reçus par AJCAD Mali, sur support physique comme numérique, au siège et dans les antennes.

Ce périmètre est définitif et ne donne lieu à aucune prestation complémentaire. Les travaux qui en sont exclus relèvent d’AJCAD Mali, qui les conduit avec ses propres moyens, en s’appuyant sur les outils, les procédures et le chiffrage remis par le/la consultant·e à l’issue de la mission.

Deux contraintes de conception encadrent la prestation. L’architecture numérique doit reposer sur les outils dont AJCAD dispose déjà et rester utilisable depuis des antennes à connexion irrégulière, ce qui suppose un fonctionnement dégradé hors ligne et une synchronisation différée. Les procédures doivent être rédigées en français dans une langue simple, applicables par un agent sans formation en archivistique.

• METHODOLOGIE  :

La mission constitue une prestation unique, conduite en cinq étapes enchaînées, chacune validée par AJCAD Mali avant l’ouverture de la suivante. La démarche doit être participative : les procédures se construisent avec les personnes qui les appliqueront, sur des documents réels de l’organisation.

Étape 1 : Cadrage et diagnostic documentaire. Réunion de cadrage avec la Direction exécutive ; analyse des pratiques actuelles de gestion documentaire ; entretiens avec les départements du siège et les antennes ; évaluation des mécanismes de classement et de conservation existants ; identification des risques de perte, de duplication et de mauvaise conservation ; évaluation des infrastructures physiques et numériques disponibles ; rapport de diagnostic assorti de recommandations.

Étape 2 : Cartographie et plan de classement. Identification des catégories de documents produits et reçus par l’organisation et des flux entre services ; détermination des niveaux de confidentialité ; identification des obligations de conservation applicables, y compris celles imposées par les bailleurs et par la législation malienne ; élaboration du plan de classement institutionnel et du tableau de conservation.

Étape 3 : Politique d’archivage et procédures. Rédaction de la politique d’archivage ; élaboration des procédures de classement et d’archivage, de consultation et d’accès aux archives, et de destruction des archives ; conception des registres et formulaires de suivi associés ; établissement de la matrice des rôles et responsabilités et du circuit de validation documentaire.

Étape 4 : Ossature numérique et plan de migration. Analyse des outils numériques déjà utilisés par AJCAD Mali ; définition d’une arborescence harmonisée, des règles de nommage des fichiers et des droits d’accès par profil utilisateur ; définition des mécanismes de sauvegarde et de récupération ; élaboration du plan de migration des archives existantes, échelonné sur douze mois et chiffré en ressources humaines, matérielles et financières.

Étape 5 : Atelier de validation et formation. Animation d’un atelier d’une journée à Bamako, avec participation des antennes à distance : restitution du diagnostic, amendement collectif de la politique et des procédures, prise en main du plan de classement et de l’arborescence numérique sur des documents réels de chaque service ; intégration des observations et remise des livrables définitifs. L’atelier n’est pas une restitution passive : au moins la moitié du temps est consacrée à la manipulation des outils par les participants eux-mêmes.

Les entretiens avec les antennes se tiennent à distance, sauf disposition contraire convenue avec AJCAD Mali. Les candidat·e·s peuvent proposer une organisation différente des étapes dès lors qu’elle produit les mêmes livrables dans le même volume de quinze jours et qu’elle en justifie la plus-value.

• LIVRABLES  :

Douze livrables, tous en français, remis en version modifiable et en PDF, et cédés à AJCAD Mali sans restriction d’usage.

La note de cadrage, livrable L1, est remise dans les trois jours ouvrables suivant la signature du contrat, avant l’ouverture du diagnostic.

La politique d’archivage doit contenir au minimum : le champ d’application et les documents concernés, les principes et engagements d’AJCAD Mali, l’articulation avec la Politique de Gestion des Données existante, les rôles et responsabilités du siège et des antennes, les durées et les conditions de conservation, les règles d’accès et de 

confidentialité, la procédure de destruction et sa traçabilité, les dispositions de suivi, de revue et de mise à jour.

Les supports de formation sont explicitement destinés à être réutilisés par AJCAD Mali sans le consultant, notamment pour l’accueil des nouveaux personnels. Ils doivent être conçus dans cette perspective.

• PROFIL DU/DE LA CONSULTANT.E :

La consultation est ouverte aux consultants individuels comme aux bureaux d’études. Le/la consultant·e devra :

• être titulaire d’un diplôme supérieur, bac+4 au minimum, en archivistique, gestion documentaire, sciences de l’information ou domaine équivalent ;
• justifier d’au moins cinq années d’expérience dans la mise en place de systèmes de gestion documentaire ;
• disposer d’expériences avérées auprès d’organisations non gouvernementales, d’organisations internationales ou d’institutions publiques ;
• avoir une bonne maîtrise des systèmes d’archivage physique et numérique ;
• avoir une expérience dans la conception de systèmes documentaires sous Microsoft 365, SharePoint, Google Workspace ou solutions similaires ;
• posséder d’excellentes capacités rédactionnelles et de formation.

Atouts appréciés.

• Connaissance des obligations de conservation applicables au Mali et des exigences d’audit des principaux partenaires techniques et financiers.
• Expérience de conception de dispositifs documentaires fonctionnant en environnement à connectivité limitée.
• Expérience d’organisations intervenant sur plusieurs sites régionaux.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées. À qualification équivalente, AJCAD Mali privilégie l’expertise nationale et sous-régionale.

• MANDAT DU/DE LA CONSULTANT.E :

Le/la consultant·e aura pour mandat de :

• proposer une méthodologie détaillée ainsi que l’agenda prévisionnel du déroulement de la mission ;
• rencontrer les parties prenantes pour aligner la méthodologie et recueillir les attentes ;
• conduire le diagnostic documentaire et la cartographie des flux ;
• rédiger la politique d’archivage, le plan de classement, le tableau de conservation et les procédures essentielles ;
• définir l’ossature numérique sur les outils déjà en usage dans l’organisation ;
• élaborer le plan de migration des archives existantes et le chiffrer ;
• animer l’atelier de validation et de formation ;
• présenter les livrables finaux à la Direction exécutive pour validation ;
• respecter le calendrier convenu, signaler sans délai toute difficulté susceptible de l’affecter, conduire la mission en personne sans sous-traitance non autorisée et participer aux points de suivi convenus.

1. CALENDRIER :

La mission porte sur douze jours ouvrables effectifs, répartis sur une période de quatre semaines allant du 10 novembre au 15 décembre 2026.

Ce calendrier est indicatif et peut être ajusté d’un commun accord. Deux échéances sont fermes : la tenue de l’atelier au plus tard le 18 décembre 2026, nécessaire à la mobilisation des antennes, et la clôture administrative et financière avant le 20 décembre 2026, imposée par le cycle du projet.

AJCAD Mali formule ses observations sur chaque livrable dans un délai de cinq jours ouvrables. Chaque phase est validée par écrit avant l’ouverture de la suivante.

• PARTICIPANTS :

Le processus implique la Directrice exécutive, le Responsable administratif et financier, le Spécialiste Renforcement des capacités et innovation, le Responsable 

suivi-évaluation, les responsables de département, ainsi que les chefs d’antenne et de coordination de Kayes, Sikasso, Ségou, Mopti, Gao, Koutiala, Bla et San.

Le Responsable administratif et financier est le point focal de la mission pour l’accès aux archives administratives et financières. Un point focal documentaire est désigné dans chaque antenne pour la durée de la mission et participe à la formation de la phase 6.

• OFFRES :

L’offre technique comprend :

• une note de compréhension de la mission et la méthodologie proposée, incluant le calendrier détaillé et la répartition des jours par phase ;
• un curriculum vitae détaillé mettant en évidence les missions comparables ;
• les copies des diplômes ;
• trois références professionnelles pertinentes, avec les coordonnées des personnes de contact ;
• des exemples de missions similaires réalisées, et les attestations de bonne exécution disponibles.

L’offre financière comprend :

• un budget détaillé en francs CFA,
• une validité de l’offre de quarante-cinq jours à compter de la date de clôture.

Grille d’évaluation.

L’offre financière est notée selon la formule : note financière égale à vingt multiplié par le rapport entre l’offre la moins-disante et l’offre évaluée.

AJCAD Mali se réserve le droit de ne donner suite à tout ou partie du présent processus de recrutement, sans que les candidats puissent prétendre à une quelconque indemnité.

• DATE DE DEPÔT DE L’OFFRE :

Les dossiers sont transmis par courriel à l’adresse recrutement@ajcadmali.org, avec pour objet « Candidature Consultant·e politique d’archivage AJCAD Mali », au plus tard le 3 novembre 2026 à 17h00, heure de Bamako.

Les demandes de clarification sont reçues jusqu’au 29 octobre 2026 à la même adresse ; les réponses sont communiquées à l’ensemble des candidats ayant manifesté leur intérêt. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés, le cas échéant pour un entretien.

• PERIODES ET LIEUX :

La mission se déroule du 10 novembre au 1520 décembre 2026 et est principalement basée à Bamako, au siège d’AJCAD Mali.

Les ateliers de restitution, de validation et de formation se tiennent à Bamako, dans un lieu mis à disposition et pris en charge par AJCAD Mali, avec participation à distance des antennes. Les entretiens avec les antennes et coordinations de Kayes, Sikasso, Ségou, Mopti, Gao, Koutiala, Bla et San se tiennent à distance. Le travail d’analyse et de rédaction s’effectue dans les locaux du consultant, qui mobilise ses propres équipements.

• BUDGET  :

La prestation intellectuelle est financée sur les ressources de renforcement institutionnel 2026 d’AJCAD Mali. L’enveloppe maximale disponible est d’Un Million Franc CFA, toutes taxes et charges comprises.

• OBLIGATIONS, CONFIDENTIALITES ET ETHIQUE  :

La mission est supervisée par la Direction exécutive d’AJCAD Mali, qui valide chaque livrable.

Obligations d’AJCAD Mali. Mettre à disposition la documentation institutionnelle, les politiques existantes et l’accès aux espaces de stockage physiques et numériques nécessaires au diagnostic ; faciliter l’accès aux personnes à interviewer au siège et dans les antennes ; organiser et prendre en charge les ateliers ; mobiliser le personnel participant ; formuler ses observations sur chaque livrable dans un délai de cinq jours ouvrables.

Obligations du consultant. Respecter le calendrier convenu, signaler sans délai toute difficulté susceptible de l’affecter, conduire la mission en personne sans sous-traitance non autorisée, et participer aux points de suivi convenus.

Confidentialité et protection des données. La mission donne accès à des documents administratifs, financiers, programmatiques et à des données personnelles concernant le personnel, les partenaires et les bénéficiaires. Toutes les informations recueillies sont strictement confidentielles et ne peuvent être utilisées, diffusées ou publiées sans l’autorisation écrite d’AJCAD Mali. Le consultant signe un engagement de confidentialité à la signature du contrat, n’extrait aucune donnée hors des moyens convenus avec l’organisation, et restitue ou détruit toute copie de travail à la fin de la mission. Le traitement respecte la Politique de Gestion des Données d’AJCAD Mali.

Propriété intellectuelle. L’ensemble des livrables, y compris les outils, les procédures et les supports de formation, devient la propriété exclusive d’AJCAD Mali, qui peut les reproduire, les adapter et les réutiliser sans restriction ni rémunération complémentaire. Le consultant peut mentionner la mission dans ses références professionnelles.

Éthique et sauvegarde. Le consultant adhère aux politiques de sauvegarde, de protection et de prévention de l’exploitation et des abus sexuels d’AJCAD Mali, ainsi qu’à son code de conduite, dont il atteste avoir pris connaissance à la signature du contrat. Aucune recommandation de destruction de documents ne peut être exécutée pendant la mission : le plan d’élimination est soumis à la validation écrite de la Direction exécutive et mis en œuvre par AJCAD Mali, sous sa seule responsabilité.

Déclaration de conflit d’intérêts. Les candidats déclarent dans leur offre tout lien actuel ou passé, personnel ou professionnel, avec AJCAD Mali, ses membres ou ses partenaires, susceptible d’affecter leur impartialité. Une omission constatée après attribution entraîne la résiliation du contrat.

Bamako, le 13/10/2026 

Élaboré par                                                                    Approuvé par 

Daouda BALLO                                                              Adam DICKO

Responsable Programme                                                  Directrice Exécutive

Environnement & Justice Climatique